Digitale Archivierung – so einfach und günstig wie nie

Wo ist die Bedienungsanleitung?
Welches Hotel haben wir gebucht?
Wann läuft der Leasingvertrag aus?
Wo sind die Garantieunterlagen?
Wie hoch war die Auflage?

Viele Betriebe kennen das Problem: Die Suche nach Unterlagen kostet bis zu 20% der kostbaren Arbeitszeit in einem durchschnittlichen Büro. Dazu kommen noch weitere Aufwendungen wie die Ablage von Dokumenten und die Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb von Projektteams oder Abteilungen. Ganz zu schweigen von den Problemen, wenn wichtige Dokumente, wie z.B. Geschäftsbriefe oder Emails gar nicht mehr auffindbar sind.

Dokumente so einfach finden wie bei Google

Die Lösung für dieses Problem: Das HANSEATiC-iT Digital-Archiv
Dank einer google-artigen Suchmaschine lassen sich wichtige Unterlagen innerhalb von Sekunden finden. Die lange Suche in Aktenschränken und komplexe Ordnerstrukturen auf dem PC gehören damit der Vergangenheit an.
Selbstverständlich entsprechen diese Systeme dank zertifizierter Revisionssicherheit allen gesetzlichen Grundlagen. Mit einem digitalen Archiv sparen Sie Zeit und Geld und können sich somit auf Ihr Kerngeschäft und Ihre Kunden konzentrieren.

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Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

Seit dem 01.01.2015 gelten die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesfinanzministeriums. Diese besagen, dass alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente unveränderbar archiviert werden müssen.

Archiviert werden müssen

  • Elektronische Belege
  • Papierbelege
  • Geschäftliche E-Mails
  • Rechnungen und eRechnungen.

Nutzen Sie dieses neue Gesetz als Chance!
Mit digitaler Archivierung sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, es spart auch viel Zeit und Geld.
Im Archiv lassen sich alle wichtigen Dokumente, egal ob digital oder eingescannt, automatisiert ablegen. Dank Volltextsuche sind diese Dokumente genau wie bei Google innerhalb von Sekunden auffindbar. Durch die eingesparte Zeit können Sie mehr Aufträge bearbeiten. Das gesamte Unterhnehmenswissen wird im digitalen Archiv an einem zentralen Ort gesammelt. Mit Hilfe von Zugriffs- und Berechtigungsregeln lässt sich dabei genau steuern, wer Zugriff auf welche Dokumente hat.
Auf Wunsch lassen sich ganze Unternehmensprozesse („Workflows“), wie z. B. die Rechnungsfreigabe, mithilfe des Digitalarchivs abbilden. Einfacher geht es nicht!

Freigabeprozesse für Dokumente gestalten und verwalten mit individuellen Workflows
Freigabeprozesse für Dokumente gestalten und verwalten mit individuellen Workflows

Das digitale Archiv lässt sich direkt an ERP-Systeme anbinden. Legen Sie Dokumente zeitgleich mit dem Ausdrucken digital ab. Sparen Sie durch elektronische Archivierung Zeit und Aufwand und nutzen Sie ohne Zeitverzögerung den direkten Zugriff auf Dokumente jeder Art.

Mit dem HANSEATiC-iT Digital-Archiv profitieren Sie von diesen Vorteilen

  • geringer Einrichtungsaufwand
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • höhere Produktivität
  • Dokumentensicherheit auf höchstem Niveau (TÜV-geprüft)
  • Abbildung von gesamten Prozessen

Sie haben Fragen oder wünschen weitere Informationen zum Digitalarchiv?

Sprechen Sie uns einfach an! Wir beraten Sie gerne.
Auf Wunsch demonstrieren wir Ihnen die Anwendung des Digitalarchivs persönlich bei Ihnen vor Ort.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, das Dokumentenarchiv für 30 Tage kostenfrei und unverbindlich zu testen.

Telefon: 0451 – 47 99 20 12