E-Mail Archivierung als Chance nutzen

Fakten zur E-Mail Archivierung

E-Mails sind im Büroalltag ein vollwertiges und damit handelsrechtlich und steuerrechtlich relevantes Medium geworden. Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe und andere wichtige Dokumente werden im Geschäftsumfeld größtenteils per E-Mail versandt. Im Vergleich zu klassischen Kommunikation per Post liegen die Vorteile in der Einfachkeit, Geschwindigkeit und den geringen Kosten. Daher hat der E-Mail Verkehr den Postversand mittlerweile zu fast 75% ersetzt. Dies wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 noch einmal bestärkt. Das Gesetz besagt, dass E-Mails vollständig als elektronische Rechnungen zu werten sind und damit den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Wie alle handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumente müssen auch E-Mails über bestimmte Zeiträume revisionssicher archiviert werden. Diese Zeiträume sind in der deutschen Gesetzgebung (HBG, BGB, AO, UStG, etc.) fest definiert.

vorgeschriebene Zeiträume E-Mail Archivierung


Folgende Grundlagen gelten für die E-Mail Archivierung:

  • Archiviert werden müssen alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten E-Mails und E-Mail Anhänge. Dazu zählen beispielsweise Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Geschäftsbriefe, etc.
  • E-Mails sind in Ihrer originalen Form zu archivieren. Das heißt, Ausdrucke auf Papier genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht.
  • Damit die Archivierung revisionssicher ist, müssen die E-Mails unveränderbar und mit einem qualifizierten digitalen Zeitstempel über den vorgegebenen Zeitraum archiviert werden. Die integrierte Archivierungsfunktion in gängigen E-Mail Programmen stellt keine rechtssichere Archivierung dar.
  • E-Mails müssen bei der Archivierung indexiert werden. Sie müssen sich den entsprechenden Geschäftsvorfällen und Buchungsbelegen (z. B. Rechnungsnummern) genau zuordnen lassen. Ein Prüfer muss die Möglichkeit haben, die Mails zu durchsuchen und maschinell auswerten zu lassen.

Diese Punkte stellen lediglich wichtige Grundvoraussetzungen dar. In der Praxis sind noch viele weitere betriebs- und branchentypische Punkte zu beachten. Dafür ist stets eine individuelle Beratung und Bedarfsermittlung nötig.

Warum sich E-Mail Archivierung lohnt

Die E-Mail Archivierung dient nicht ausschließlich dazu, im Falle einer Betriebsprüfung empfindlichen Strafen zu entgehen. Für viele Betriebe ergibt sich dank E-Mail Archivierung ein merkbarer Nutzen.
Mit zunehmender E-Mail Flut – und die Tendenz ist für die nächsten Jahre steigend – stellt das Management wichtiger Informationen für Unternehmen und ihre Mitarbeiter eine immer größere und mit Standardprogrammen kaum lösbare Herausforderung dar. Immer mehr Zeit wird im Büro für die Suche nach wichtigen Informationen aufgewendet, da man sich in der Masse der Informationen kaum mehr zurechtfindet.
Die naheliegende Lösung, die integrierte Suchfunktion in den E-Mail Programmen, hilft an dieser Stelle auch nur bedingt. Wichtige Informationen in den Mailanhängen selbst (z.B. Rechnungsnummer, Stückzahlen, Preise, Kundennummer, etc.) sind gar nicht durchsuchbar, Filter nur sehr grob und wenig intuitiv erstellbar. Noch größer sind die Probleme, wenn unabsichtlich eine wichtige E-Mail gelöscht wird.

Hier hilft die E-Mail Archivierung, Zeit und somit viel Geld zu sparen. Durch die Volltextindexierung im Archiv, auch von Anhängen, können wichtige Informationen nach dem Google-Prinzip innerhalb von Sekunden gefunden weden. Einfach einen Suchbegriff eingeben und schon erscheinen wie in den bekannten Suchmaschinen alle relevanten Mails und Dokumente sauber aufgelistet. Benutzerdefinierte Filter ermöglichen die Suche innerhalb bestimmter Zeiträume, nach bestimmten Dokumententypen, Eigenschaften und vielem mehr. Wenn es vorher mehrere Minuten gedauert hat, eine wichtige E-Mail zu finden, ist diese nun innerhalb von Sekunden da. Versehentlich gelöschte Nachrichten sind dank des Archivs auch wieder auffindbar.
Die Arbeit im Büro geht schneller, somit können mehr Vorgänge im gleichen Zeitraum bearbeitet werden.

Weitere Aspekte zur Rechtssicherheit

Revisionssichere Archivierung und Zeitersparnis als betriebswirtschaftlicher Vorteil finden natürlich nicht bei für E-Mails Anwendung. Dafür bieten die Lösungen zur E-Mail Archivierung ein integriertes Dokumetenmanagement, mit dem es möglich ist, Printdokumente nach dem gleichen Prinzip zu archivieren und per Volltextsuche wiederzufinden. Die integrierte Texterkennung macht es möglich.
Der Weg zu einer rechtssicheren IT und die Erfüllung der vorgeschriebenen und gewünschten IT-Sicherheitsstandards besteht natürlich nicht nur aus einer E-Mail Archivierung und Dokumentenmanagement. Vielmehr ist ein ganzheitliches Konzept nötig, das auf verschiedenen Ebenen ansetzt. Für die unterschiedlichen Bausteine im Rahmen dieses Konzepts bieten wir Lösungen zur IT-Sicherheit und Sicherheitskonzepte, Firewall-Systeme sowie Lösungen zur Server- und Netzwerktechnik.

Hierzu beraten wir Sie gerne persönlich.

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