E-Mail Archivierung als Chance nutzen

Fakten zur E-Mail Archivierung

E-Mails sind im Büroalltag ein vollwertiges und damit handelsrechtlich und steuerrechtlich relevantes Medium geworden. Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe und andere wichtige Dokumente werden im Geschäftsumfeld größtenteils per E-Mail versandt. Im Vergleich zu klassischen Kommunikation per Post liegen die Vorteile in der Einfachkeit, Geschwindigkeit und den geringen Kosten. Daher hat der E-Mail Verkehr den Postversand mittlerweile zu fast 75% ersetzt. Dies wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 noch einmal bestärkt. Das Gesetz besagt, dass E-Mails vollständig als elektronische Rechnungen zu werten sind und damit den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Wie alle handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumente müssen auch E-Mails über bestimmte Zeiträume revisionssicher archiviert werden. Diese Zeiträume sind in der deutschen Gesetzgebung (HBG, BGB, AO, UStG, etc.) fest definiert. Mehr lesen

Locky: Verschlüsselungstrojaner bedroht Windows-Rechner

Verschlüsselungstrojaner wie Locky sind im Prinzip nichts Neues. Die sogenannte Ransomware (von englisch „ransom“=Lösegeld, „ware“=Kurzform für Software) blockiert den Zugriff auf Dateien, indem diese verschlüsselt werden. Die Erpresser fordern vom Anwender Lösegeld, um die Dateien wieder entschlüsseln zu lassen. Während die Verschlüsselungstrojaner vor einigen Jahren noch mit einfachen Mitteln zu Werke gegangen sind, indem sie beispielsweise nur die Dateiendungen verändert oder eine sehr schwache Verschlüsselung benutzt haben, sind die Schädlinge technisch immer ausgereifter geworden. Für aktuelle Ransomware gibt es zumeist keine einfachen Tools, um die Verschlüsselung zu knacken und wichtige Daten sind häufig verloren.
Sehr große Ausmaße zeigen sich aktuell beim Verschlüsselungstrojaner „Locky“.
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NEU: Smartphone Ansicht für 3POS Gastronomiekasse

NEU: Smartphone Ansicht für 3POS Gastronomiekasse

Das beliebte Gastronomie Kassensystem 3POS hat ein wichtiges neues Feauture bekommen. Speziell für kleinere Geräte wie Smartphones oder iPods gibt es ab sofort die „Kellner-Express“-Ansicht. Diese Ansicht wurde speziell dafür entwickelt, Bestellungen schnell und unkompliziert beim Gast am Tisch aufzunehmen, auch auf kleineren Endgeräten. Die Eingaben werden wie gewohnt sofort zentral an das System übergeben, die Bestellungen sind sofort gebucht. Ob man die Express-Ansicht benutzen will, kann man ganz einfach bei der Benutzeranmeldung auswählen. Mehr lesen

Digitale Archivierung – so einfach und günstig wie nie

Wo ist die Bedienungsanleitung?
Welches Hotel haben wir gebucht?
Wann läuft der Leasingvertrag aus?
Wo sind die Garantieunterlagen?
Wie hoch war die Auflage?

Viele Betriebe kennen das Problem: Die Suche nach Unterlagen kostet bis zu 20% der kostbaren Arbeitszeit in einem durchschnittlichen Büro. Dazu kommen noch weitere Aufwendungen wie die Ablage von Dokumenten und die Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb von Projektteams oder Abteilungen. Ganz zu schweigen von den Problemen, wenn wichtige Dokumente, wie z.B. Geschäftsbriefe oder Emails gar nicht mehr auffindbar sind.

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Kassensysteme: GoBD ab 2016 erfüllen

Kassensysteme: GoBD ab 2016 erfüllen

Das Finanzamt schlägt zu!

Seit 01.01.2015 sind die GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, ehemals GDPdU) gültig. Die GOBD besagen unter anderem, dass alle Umsätze 10 Jahre lang unverändert gespeichert werden müssen. Ältere Kassensysteme, die diese Anforderungen nicht erfüllen, müssen nach Ablauf einer Übergangsfrist spätestens zum 31.12.2016 gegen ein GOBD-konformes System ausgestauscht werden.Diese älteren Systeme beinhalten langfristig im Falle einer Betriebsprüfung sehr hohe Risiken für Gewerbetreibende.
Mit dem 3POS-Kassensystem lassen sich diese Risiken leicht eliminieren. Alle 3POS-Systeme entsprechen den aktuellen Gesetzesgrundlagen und werden permanent aktualisiert. Somit sind Sie immer auf der sicheren Seite. Und nicht nur die Risiken im Falle einer Prüfung kann 3POS minimieren – dank der integrierten Umsatzkontrolle und der Überwachung von Schwund und Bruch behalten Sie einen guten Überblick über die internen Betriebsprozesse. Mehr lesen

Neue Versionen der Handwerker-Software TopKontor

Die beliebten Handwerker-Lösungen TopKontor Handwerk, TopKontor Zeiterfassung und smarthandwerk bekommen mehr als einen neuen Anstrich. Neben einem neuen Design, das an die allseits bekannten Microsoft Office-Lösungen angelehnt ist, bieten die neuen TopKontor-Versionen auch einen erweiterten Funktionsumfang. Wichtige Punkte sind hierbei die vollständige Kompatibilität mit Windows 10 und die Unterstützung von 4K-Monitoren.
Nach monatelanger Entwicklung ist TopKontor noch einfacher und intuitiver geworden. Neue Icons und einfache Bildsprache machen das Programm auch für Anfänger sofort verständlich. Die Anzahl der Menüpunkte in TopKontor wurde reduziert, ganz und gar nicht jedoch der Funktionsumfang. Um einen perfekten Arbeitsablauf auf allen Geräten zu gewährleisten, passt sich die Softwareoberfläche dem jeweiligen Bildschirm an.


Die beliebte Software TopKontor Handwerk gibt es demnächst in der Version 6.

TopKontor Zeiterfassung erhält ein Update auf Version 4 mit neuem Design.

Die neue Version 3 von smarthandwerk bekommt ebenfalls ein neues Design.

 
 
 
 
 
 
 
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Kooperationspartner gesucht

Seit 2003 betreuen wir kleine und mittelständische Unternehmen. Unter Betreuung verstehen wir ein individuell auf die Bedürfnisse des Kunden angepasstes Dienstleistungspaket aus unserem umfangreichen Portfolio – angefangen bei der Beratung bei Neuanschaffung und/oder Erweiterung von IT-Umgebungen, bis hin zur Konzeption und finalen Realisierung von bedarfsgerechten IT-Lösungen.

Zur Verstärkung unseres Team suchen wir auf freiberuflicher Basis eine/n

IT-Systemkaufmann/-frau
Fachinformatiker/in für Systemintegration

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Messe „Digitales Handwerk“ in Neumünster – Wir sind dabei!

Termin: 22. April 2015 von 10:00 bis 18:00 Uhr

Erste IT-Messe speziell für das Handwerk, veranstaltet vom eBusiness-Lotsen Lübeck der Handwerkskammer Lübeck.

 

Unter dem Motto „Digitales Handwerk“ präsentieren rund 35 Aussteller aus allen Bereichen der IT Informationen sowie Hard- und Softwarelösungen – und das ohne großes IT-Fachchinesisch.

Messeflyer als PDF-Datei
Messeflyer als PDF-Datei

Die Messe richtet sich an kleine und mittlere Betriebe aus dem Handwerk und versucht die Frage zu klären, wie digital Betriebe für die Zukunft sein müssen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Die sieben eBusiness-Lotsen aus dem Cluster Nord stehen während der Messe für alle Fragen rund um die IT zur Verfügung.

 

Begleitet wird die Messe durch Vorträge unter anderem zu den Themen Digitalisierung, Soziale Netzwerke, Google, Cloud und Mobilität. Auch Fragen, was eigentlich Smart Home, Internet der Dinge oder Industrie 4.0. bedeutet, werden von Fachleuten beantwortet. Ein weiteres Thema wird der Wissenstransfer zwischen Jung und Alt sein. Schüler diskutieren mit Betriebsinhabern über die Ablehnung und Unwissenheit beim Einsatz mobiler Geräte auf der einen Seite und die Notwendigkeit des Einsatzes bei jungen Leuten (auch zur Fachkräftesicherung) auf der anderen Seite.

All-Inclusive Messeangebot für Handwerker
All-Inclusive Messeangebot für Handwerker

HANSEATiC-iT wird auf der Messe Hardware– und Softwarelösungen speziell für handwerkliche Betriebe vorstellen.

Zudem haben wir ein spezielles Messepaket für Handwerker geschnürt, welches eine Komplettlösung angefangen bei der Hardware bis hin zur kaufmännischen Software, Virenschutz, Datensicherungslösung und Einrichtung bietet.

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Warum Sie in die Cloud gehen sollten

Logo_CloudWas ist eigentlich die Cloud? Gibt es eine einheitliche Definition? Mit der Cloud bezeichnet man das dynamisch an den Bedarf angepasste Anbieten, Nutzen und Abrechnen von IT-Dienstleistungen über ein Netz. Die Spannbreite der im Rahmen von Cloudlösungen angebotenen Dienstleistungen umfasst das komplette Spektrum der Informationstechnik und beinhaltet unter anderem die Infrastruktur (z.B. Rechenleistung, Speicherplatz, Plattformen und Software).

Kostensenkend und flexibel

  • ESicherheitscheck_cloud-001insparung von teilweise erheblichen Investitionen für Dienste, die in der Cloud einfach zu gemietet werden können.
  • Keine langfristige Kapitalbindung
  • Skalierbarkeit der Dienste, z.B. um Nutzungsspitzen auszugleichen oder schnell auf Wachstum zu reagieren
  • Zentrale Anbindung verschiedener regionaler Standorte

Hohe Performance

  • Da Cloud-Anbieter ihre Ressourcen für mehrere Marktteilnehmer bereitstellen, können die einzelnen Cloudlösungen kostengünstiger angeboten werden, als dies ein Einzelunternehmen kann.
  • Nutzung der Ressourcen, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen

Sicher und hochverfügbar

  • Klar definierbares Servicelevel schafft einen RisikotransferTerra_cloud
    vom eigenen Unternehmen zum Cloudanbieter
  • Höhere Ausfallsicherheit der Hardware in der Cloud
  • Hohe Kompetenz im IT-Bereich durch den Cloud-Anbieter

Produkte und Lösungen

Mirosoft Office – Auf Monatsbasis zu- und abbuchbar

  • Komplett-Suite oder Einzelanwendungen möglichOffice_365_logos
  • Inklusive 20 GB TERRA Cloud Drive Speicherplatz
  • Unterstützt lokale Speicherung von Dokumenten
  • Geräteübergreifende Nutzung der Applikationen führen zu Produktivitätssteigerung

Anwendungen, die sich gut für die Cloud eignen

  • Mail und Mailarchivierung inklusive Sicherheitsfunktionen
  • Datensicherung und Desaster Recovery
  • Datenverarbeitung und Kommunikation (z.B. Office, Lync)
  • Datenbereitstellung (z.B. SharePoint, FTP)

Bei kleineren Unternehmen lässt sich oft die gesamte IT leicht auslagern. Die Vorteile liegen in der Transparenz der Kosten und der dynamischen Nutzung der Ressourcen. Zudem ist keine initiale Investition für die IT notwendig.

Modelle

Homodelle_cloudusing – Ihre Server in der Cloud

Die TERRA Cloud bietet Ihnen die Möglichkeit, bereits existierende Server im Hochleistungs-Rechenzentrum zu betreiben. Die hochverfügbare Infrastruktur sorgt für maximale Sicherheit Ihrer Server, die in herkömmlichen Serverräumen kaum erreicht werden kann.

  • Redundante Anbindung von Strom und Netzwerk
  • Brandschutz
  • Zutrittskontrollen
  • 2 Hochwertige und performante Switche je Rack
  • Firewall optional buchbar

Hosting – TERRA Server in der Cloud

Unterschiedliche TERRA Server stehen als Cloudlösungen zur Miete zur Verfügung. Betreiben Sie Ihr privates/sicheres Netzwerk mit einem TERRA Cloud Server, auf den Sie exklusiven Zugriff haben.

  • 3 Grundmodelle individuell anpassbar
  • Alle Server am Produktionsstandort Hüllhorst gefertigt
  • Der enthaltene Service garantiert bei Defekt eine Reaktionszeit von 60 Min. (während der Geschäftszeiten, sonst 4 Stunden).
  • Die Administration des Betriebssystems und der Anwendungen verbleibt beim Mieter selbst
  • Die Überwachung der Hardware übernimmt das TERRA Cloud Team

IaaS – Infrastructure as a Service

Virtualisierte Server sind in Ihrer Leistung frei wählbar. Sie sind im Nachhinein erweiterbar und passen sich so dem aktuellen Bedarf an. Nutzen Sie Server, Storage, Netzwerk und weitere Infrastruktur als Service aus der TERRA Cloud.

  • Leistung ist bedarfsgerecht anpassbar, jederzeit erweiterbar um weitere Server
  • Hochverfügbar, Verwaltung der Hardware durch das Team der TERRA Cloud
  • Die Administration des Betriebssystems und der Anwendungen verbleibt beim Kunden
  • Netzwerk, Strom, Internet und Storage sind redundant angebunden
  • Kostenlose Firewall VM

SaaS – Software as a Service

Im Bereich SaaS kann Software als einzelne Anwendung gebucht werden. Die Administration von Hardware und Betriebssystem entfällt. Mit SaaS erhalten Sie die aktuell höchste Stufe der mit der TERRA Cloud angebotenen Cloudlösungen.

  • Immer die aktuellste Version einer Anwendung
  • Die Anzahl der gebuchten Lizenzen kann monatlich angepasst werden
  • Keine initiale Investitionen, flexible Nutzung und sofortige Bereitstellung machen die IT transparent und kalkulierbar.
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Hauptgebäude der Wortmann AG in Hüllhorst

 

Sprechen Sie uns gerne auf unsere Cloud-Lösungen an. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Telefon: 0451 – 47 99 20 12


 

→ Infoblatt als PDF-Datei

 

Quelle der Texte und Bilder: TERRA Cloud Partner (http://www.terra-cloud-partner.de/)