Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement – Leicht und unkompliziert

In vielen Unternehmen verbringen die Mitarbeiter 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen oder Dokumenten. Eine Vielzahl von Softwareanbietern liefert dafür intelligente und schlanke Lösungen für Klein- und Mittelständische Unternehmen in Sachen Dokumentenmanagement.

Dokumentenmanagement-Systeme (kurz DMS) dienen der Verwaltung von Dokumenten, egal ob papiergebunden oder digital gespeichert. Die Aufgabe eines DMS ist die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten, völlig unabhängig davon in welchem Format die Dateien vorliegen und wo sie abgelegt sind.

Die zunehmende Datenflut hat dafür gesorgt, dass Mitarbeiter nicht selten einen erheblichen Anteil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen oder der Ablage von Selbigen verbringen.

Ein bedarfsgerechtes DMS hilft in vielen Fällen viel Zeit und somit Geld zu sparen.

Auch die gesetzlichen Anforderungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen Dokumentenmanagement in ihre Investitionsplanungen einfließen lassen.

Dokumentenmanagement-Systeme sind heute selbst für Klein- und Kleinstbetriebe erschwinglich geworden. Mit dem passenden DMS können Unternehmensprozesse gezielt so optimiert werden, dass sämtliche geschäftskritischen Daten, Dokumente und Mails jederzeit verfügbar sind und die Archivierung derselben gesetzeskonform erfolgt.

Im Vergleich zu früher sind DMS heute vergleichsweise leicht bedienbar und enthalten oftmals vorgefertigte Szenarien für Eingangsrechnungen, E-Mail Archivierung, Personalmanagement u.v.m.

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