E-Mail Archivierung als Chance nutzen

Fakten zur E-Mail Archivierung

E-Mails sind im Büroalltag ein vollwertiges und damit handelsrechtlich und steuerrechtlich relevantes Medium geworden. Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe und andere wichtige Dokumente werden im Geschäftsumfeld größtenteils per E-Mail versandt. Im Vergleich zu klassischen Kommunikation per Post liegen die Vorteile in der Einfachkeit, Geschwindigkeit und den geringen Kosten. Daher hat der E-Mail Verkehr den Postversand mittlerweile zu fast 75% ersetzt. Dies wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 noch einmal bestärkt. Das Gesetz besagt, dass E-Mails vollständig als elektronische Rechnungen zu werten sind und damit den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Wie alle handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumente müssen auch E-Mails über bestimmte Zeiträume revisionssicher archiviert werden. Diese Zeiträume sind in der deutschen Gesetzgebung (HBG, BGB, AO, UStG, etc.) fest definiert. Mehr lesen

Digitale Archivierung – so einfach und günstig wie nie

Wo ist die Bedienungsanleitung?
Welches Hotel haben wir gebucht?
Wann läuft der Leasingvertrag aus?
Wo sind die Garantieunterlagen?
Wie hoch war die Auflage?

Viele Betriebe kennen das Problem: Die Suche nach Unterlagen kostet bis zu 20% der kostbaren Arbeitszeit in einem durchschnittlichen Büro. Dazu kommen noch weitere Aufwendungen wie die Ablage von Dokumenten und die Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb von Projektteams oder Abteilungen. Ganz zu schweigen von den Problemen, wenn wichtige Dokumente, wie z.B. Geschäftsbriefe oder Emails gar nicht mehr auffindbar sind.

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