Dokumentenmanagement

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Dokumentenmanagement – Leicht und unkompliziert

Zur E-Mail Archivierung sind wir Unternehmen seit 2017 bereits verpflichtet. Wenn schon Archivierung, warum nicht gleich eine Dokumentenarchivierung?

In vielen Unternehmen verbringen die Mitarbeiter mehr als 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen oder Dokumenten.  Bei einer 40 Stunden Woche heißt es, 1 Tag wurde nur mit Suchen verbracht.

Eine Vielzahl von Softwareanbietern liefert dafür intelligente und schlanke Lösungen für Klein- und Mittelständische Unternehmen in Sachen Dokumentenmanagement.

Dokumentenmanagement-Systeme (kurz DMS) dienen der Verwaltung von Dokumenten, egal ob papiergebunden oder digital. Die Aufgabe eines DMS ist die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten, völlig unabhängig davon in welchem Format die Dateien vorliegen und wo sie abgelegt sind.

Die zunehmende Datenflut hat dafür gesorgt, dass Mitarbeiter nicht selten einen erheblichen Anteil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach bestimmten Dokumenten oder ihrer Ablage verbringen.

Ein bedarfsgerechtes DMS hilft in vielen Fällen viel Zeit, Nerven und somit Geld zu sparen.

Auch die gesetzlichen Anforderungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen DMS in ihre Investitionsplanungen einfließen lassen.

Im Vergleich zu früher sind DMS heute vergleichsweise leicht bedienbar und enthalten oftmals vorgefertigte Szenarien für Eingangsrechnungen, E-Mail Archivierung, Personalmanagement u.v.m.


Dokumentenmanagement

Leicht und unkompliziert! Dokumentenmanagement-Systeme sind selbst für Klein- und Kleinstbetriebe erschwinglich geworden. Mit dem passenden DMS können Unternehmensprozesse gezielt so optimiert werden, dass sämtliche geschäftskritischen Daten, Dokumente und Mails jederzeit verfügbar sind und die Archivierung gesetzeskonform erfolgt.